Remote Accountant with Zero Trust

เจตนาของ Zero Trust ไม่ใช่การมองโลกในแง่ร้าย จนไม่อนุญาตให้ทำอะไรเลย แต่หมายถึงการเปลี่ยนแปลงวิธีออกแบบระบบมุ่งสู่ Trust-Zero ที่ใช้ศักยภาพสื่อสารข้อมูลให้เป็นประโยชน์ ทำอย่างไรจึงสามารถติดตามและตรวจสอบได้มากขึ้น โดยไม่ต้องอาศัย "ความไว้เนื้อเชื่อใจ" (จริงๆ แล้วเป็นเพราะเราไม่สามารถหาวิธีตรวจสอบได้จึงต้องหยิบยกคำนี้มาใช้อ้างในการทำงานร่วมกัน) 

ในทางตรงข้าม Zero Trust จะนำไปสู่ความยืดหยุ่นลดกฏเกณฑ์ข้อห้ามแบบแคบ (ห้ามไม่ให้ทำเลยเพราะไม่ไว้ใจ หรือ ยินยอมให้ทำเพราะเชื่อใจ) กลายเป็นให้อิสระสำหรับผู้ทำงานทั้งภายในและภายนอกมากขึ้น โดยไม่ต้องอ้างอิงความเชื่อใจ

---

ผู้ประกอบการที่ใช้โปรแกรม ERP Cloud มีจำนวนเพิ่มมากขึ้น หากพิจารณากันอย่างจริงจังก็จะพบว่ามักเป็นการใช้งานบางระบบเท่าที่จำเป็น โดยเฉพาะกิจการขนาดเล็ก ด้วยเหตุผลของขนาดกิจการ ไม่มีความจำเป็นต้องควบคุมหรือใช้ข้อมูลเพื่อวิเคราะห์อะไรมากมาย ปริมาณงานที่น้อยเกินไปไม่คุ้มค่ากับการจ้างผู้มีความรู้ความสามารถมาทำเต็มเวลา รวมไปถึงงานบัญชีที่เกี่ยวกับการยื่นภาษีและปิดงบ

ไม่ว่าเล็กหรือใหญ่อยู่ภายใต้กฏหมายเดียวกัน เช่นเดียวกับภาษากฏหมายอื่น ประมวลรัษฏากรเป็นกฏหมายที่ทำให้ชาวบ้านทั่วไปไม่กล้ามั่นใจว่าปฏิบัติอย่างไรจึงถูกต้อง บางกรณีเป็นความคลุมเครือเว้นช่องว่างให้ขึ้นอยู่กับการพิจารณาของเจ้าหน้าที่ ผู้ประกอบการจึงต้องอาศัยนักบัญชีที่เป็นผู้เชี่ยวชาญ มีประสบการณ์มาช่วยจัดการให้ ป้องกันไม่ให้ทำผิดโดยรู้เท่าไม่ถึงการณ์

มีผู้ประกอบการจำนวนมากไม่ถนัดบัญชี ไม่แม่นยำข้อกฎหมาย ถ้ามัวแต่พยายามทำบัญชียื่นภาษีเอง แทนที่ใช้ความรู้ความสามารถที่ตนเองถนัด จะกลายเป็นได้ไม่คุ้มเสีย ขณะเดียวกันก็มีข้อจำกัดไม่สามารถจ้างนักบัญชีเต็มเวลา ดังนั้นการพึ่งพาให้สำนักบัญชีหรือนักบัญชีอิสระดูแลงานให้จึงเป็นเงื่อนไขที่ลงตัวที่สุด เสมือนแชร์ค่าผู้เชี่ยวชาญตามสัดส่วนเท่าที่จำเป็นต้องใช้ โดยฝั่งผู้ประกอบการจะรับผิดชอบรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นให้สำนักบัญชี เช่น หลักฐานเอกสารที่เกี่ยวกับซื้อขายรับจ่าย

ยุคสมัยก่อนที่มีการจัดเก็บภาษีมูลค่าเพิ่ม การเก็บภาษีการค้าขึ้นอยู่กับการยื่นบัญชีรายรับ ซึ่งการตรวจสอบโดยเจ้าหน้าที่ของรัฐทำได้ยาก นอกจากจะใช้วิธีลงพื้นที่ไปเฝ้าสังเกตของจริงกันเลย

คุณนุกูล ประจวบเหมาะ อดีตอธิบดีกรมสรรพากร เคยเล่าในหนังสือ ชีวิตที่คุ้มค่า

วิธีการที่กรมสรรพากรปฏิบัติตลอดมา คือส่งเจ้าหน้าที่ไปสังเกตการณ์ตามสถานประกอบการ เพื่อดูว่าแต่ละวันสถานประกอบการมีรายรับจริงเท่าไร เจ้าหน้าที่จะไปประจำอยู่ตามสถานที่เหล่านี้ในวันธรรมดาบ้าง วันเสาร์อาทิตย์บ้าง และนำรายรับมาถัวเฉลี่ยแต่ละเดือน เพื่อกำหนดรายรับขั้นต่ำที่สถานประกอบการต้องยื่นชำระภาษีการค้าในแต่ละเดือน ยอดรายรับดังกล่าว นอกจากจะใช้กับภาษีการค้าแล้ว ยังใช้ประโยชน์ในเวลาที่สถานประกอบการต้องยื่นชำระภาษีเงินได้อีกด้วย ภาษีที่กรมสรรพากรเก็บได้ในแต่ละปีนั้น ผมประมาณว่าไม่เกินร้อยละ 25 ของเงินภาษีที่รัฐควรได้รับ

จะเห็นว่าการตรวจมักทำได้ไม่ทั่วถึง และขึ้นอยู่กับความเห็นของเจ้าหน้าที่ซึ่งอาจมีมาตรฐานไม่เหมือนกัน คุณค่าของนักบัญชีสมัยนั้นมักอยู่ที่ความสามารถประสานเงื่อนไขที่สมดุลระหว่างการเสียภาษีให้รัฐกับรักษาผลประโยชน์ให้ผู้ว่าจ้างโดยไม่เกิดปัญหาขัดแย้ง เช่น เมื่อสังเกตพบว่าธุรกิจในท้องที่ทำเลแบบนี้ถูกประเมินค่าเฉลี่ยรายได้อยู่ที่เท่าไหร่ กิจการประเภทเดียวกันควรยื่นรายได้และเสียภาษีในระดับที่ใกล้เคียงกัน ผู้ประกอบการในยุคนั้นจึงมีความเชื่อว่า ไม่มีใครไม่หลบภาษี เป็นสภาวะอยู่ร่วมกันชิงไหวชิงพริบแบบแมวจับหนู (Tom & Jerry) 

VAT

เมื่อเปลี่ยนผ่านจากภาษีการค้ามาเป็นภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นช่วงเวลาเรียนรู้ลองผิดลองถูกของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกภาคส่วน ไม่ว่าจะเป็นผู้มีหน้าที่บังคับใช้ระดับโยบายและปฏิบัติการ ผู้มีหน้าที่ปฏิบัติตามคือผู้ประกอบการจดทะเบียน (รายได้มากกว่า 1.8 ล้านบาทต่อปี) ด้วยค่าเงินในสมัยนั้นต้องถือว่าเป็นยอดรายได้ของกิจการขนาดกลางสามารถจ้างพนักงานหรือเสมียนได้ 

ภาระที่เพิ่มขึ้นของผู้ประกอบการเมื่อเข้าระบบภาษีมูลค่าเพิ่มคือ การออกใบกำกับภาษีให้ลูกค้า บันทึกรายการใบกำกับภาษีซื้อ, ใบกำกับภาษีขาย เท่ากับบังคับให้ทำบัญชีซื้อ-ขายตามจริงนั่นเอง รวมทั้งทำบันทึกรายการสินค้าเข้าออก

คนที่เข้าใจหลักบัญชีก็จะเริ่มมองออกมา การตรวจสอบภาษีจะเริ่มเป็นวิทยาศาสตร์มากขึ้น การยื่นภาษีโดนบังคับให้สำแดงตามจริงทุกเดือนแทนการประเมินตัวเลขคร่าวๆ ข้อมูลสามขานี้สามารถเอามาใช้เชื่อมโยงเพื่อยันกันได้ คัดกรองความสมเหตุสมผลของยอดนำส่งภาษีเบื้องต้นได้ โดยเฉพาะกิจการที่ไม่ใช่เป็นทอดสุดท้ายขายให้กับผู้บริโภค ก็จะโดนลูกค้าที่อยู่ในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มเหมือนกันร้องขอใบกำกับภาษีเพื่อใช้เครดิต เช่นกันเมื่อเมื่อซื้อสินค้าจากผู้ผลิตก็ทำให้จำเป็นต้องขอใบกำกับภาษีเอามาหักล้างกับยอดขาย สุดท้ายยอดขายและยอดซื้อจะถูกยันด้วยความเคลื่อนไหวของสินค้าที่ต้องสอดคล้องกัน

"คุณไม่สามารถโกหกทุกคนได้ตลอดเวลา" การยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มตามจริงทุกเดือน ทำให้การหลบเลี่ยงภาษีมูลค่าเพิ่มทำได้ยากกว่าภาษีการค้า นอกจากผู้ซื้อผู้ขายตลอดเส้นทางจะพร้อมใจกันหลบตั้งแต่ผู้ผลิตไปจนถึงปลายทางผู้ค้าปลีก หากการส่งต่อภาษีนั้นผ่านหลายทอด ก็ยิ่งไม่สามารถบิดเบือน

Computer

คอมพิวเตอร์เป็นปัจจัยสำคัญในวงจรภาษีมูลค่าเพิ่ม

ในช่วงแรก ผู้ประกอบการที่ไม่พร้อมลงทุนระบบคอมพิวเตอร์ (สมัยนั้นยังมีราคาสูง) ยังคงออกใบกำกับภาษีขายด้วยการเขียนมือเหมือนเดิม แล้วรวบรวมสำเนาใบกำกับภาษี มาสรุปรายงานภาษีขาย (รวมทั้งใบกำกับภาษีซื้อ) ซึ่งหากมีบิลจำนวนมากก็จะเป็นภาระมากตามไปด้วย

เมื่อคอมพิวเตอร์เริ่มมีราคาที่เอื้อมถึง การเปิดบิลหรือออกใบกำกับภาษีด้วยคอมพิวเตอร์แทนการเขียนบิล ดูเหมือนว่าจะเป็นการลงทุนที่คุ้มค่า นอกจากจะเพิ่มความน่าเชื่อถือแล้ว ยังช่วยลดความผิดพลาด และลดภาระสรุปรายงานภาษีขาย เส้นแบ่งหน้าที่ระหว่างผู้ประกอบการกับสำนักบัญชีเริ่มซ้อนทับกัน ผู้ประกอบการที่มีความพร้อมอาจยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มเอง

โดยทั่วไปกิจกรรมซื้อขายของกิจการใดๆ มักจะวนเวียนซ้ำซาก จนคนทั่วไปถึงแม้จะไม่ใช่นักบัญชีก็สามารถทำได้ แต่ก็จะมี 1% ที่เป็นเคสยากไม่เคยเจอหรือนานๆ เจอที ซึ่งจำเป็นต้องขอคำแนะนำจากผู้มีความรู้ เมื่อกิจการใช้คอมพิวเตอร์มาช่วยงานภายในมากขึ้น ทำงานเป็นระบบมากขึ้น บทบาทของสำนักบัญชีจึงเปลี่ยนไปเป็นพี่เลี้ยงหรือที่ปรึกษาด้วย

ถึงแม้ว่าทั้งผู้ประกอบการและนักบัญชีก็ใช้คอมพิวเตอร์ช่วยงาน ต่างฝ่ายต่างก็มีอิสระในการเลือกใช้สิ่งที่ตนเองถนัด ไม่จำเป็นต้องขึ้นต่อกันกล่าวคือ การรวบรวมข้อมูลจากผู้ประกอบการให้นักบัญชียังคงยึดถือหลักฐานตามเอกสารเป็นสำคัญ บางกรณีนักบัญชีที่มีศักยภาพอาจขอให้ผู้ประกอบการส่งข้อมูลจากโปรแกรมมาด้วย

Remote Accountant

ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ประกอบการกับนักบัญชีอาจแบ่งได้เป็น 3 ประเภท

ผู้ประกอบการประเภทแรก ดูแลตัวเองได้ มีขีดความสามารถทำบัญชีภายในเอง กรณีนี้นักบัญชีมักจะถอยมาเป็นผู้ตรวจสอบและให้คำปรึกษา 

ผู้ประกอบการประเภทที่สอง อยากทำบัญชีภายในแต่ไม่พร้อม อาจมีพนักงานที่พอจะทำงานเอกสารได้เอง นักบัญชีจะเป็นพี่เลี้ยงหรือหัวหน้าบัญชีกลายๆ ช่วยวางระบบเอกสาร แนะนำวิธีปฏิบัติด้วย

และประเภทที่สาม ผู้ประกอบการต้องการความสะดวก ทำน้อยที่สุดเท่าที่จำเป็น และเหมาให้นักบัญชีช่วยจัดการส่วนที่เหลือให้ตามความเหมาะสม

ดังที่เกริ่นไว้ตอนต้นว่า เมื่อโปรแกรม ERP Cloud เริ่มแพร่หลาย ทำให้เกิดรูปแบบความสัมพันธ์ใหม่คือ ผู้ประกอบการกับนักบัญชีสามารถทำงานร่วมกันในโปรแกรมเดียวกันได้ เพราะนักบัญชีสามารถล็อกอินเข้ามาทำงานจากที่ไหน(และเวลาไหน)ก็ได้

ผู้ประกอบการประเภทที่สาม น่าจะเป็นกลุ่มที่ได้ประโยชน์จากการทำงานร่วมกับนักบัญชีด้วยโปรแกรม ERP Cloud มากที่สุด และรองลงมาคือประเภทที่สอง

Zero Trust

การทำงานโดยใช้โปรแกรม(และข้อมูลร่วมกัน)เป็นเรื่องใหม่ สามารถทะลายข้อจำกัดเดิมๆ หลายอย่าง ขณะเดียวกันผมก็เริ่มคิดถึงความเป็นไปได้(ในแง่ร้าย)​ ถึงผลกระทบจากการใช้ข้อมูลร่วมกัน

นานมาแล้วเมื่อนำเสนอให้ใช้ Google Sheets แทนการส่งไฟล์ Microsoft Excel โดยยกข้อดีว่า เราสามารถแชร์ให้ใช้ร่วมกัน เมื่อต้องการอัพเดทหรือแก้ไขเจ้าของข้อมูลก็สามารถทำได้สะดวกกว่า ไม่ต้องเวียนแจกไฟล์ใหม่ แต่เมื่อใช้งานจริงบางคนจำเป็นต้องจัดรูปแบบตารางไม่เหมือนกัน หรือเพิ่มเติมข้อมูลบางอย่างเข้าไปด้วย กลายเป็นว่าการแชร์ให้ใช้ร่วมกันกลายเป็นปัญหาแทน

เช่นเดียวกับกรณีคลาสสิคภายในองค์กร เมื่อฝ่ายบัญชีต้องการล็อคข้อมูลไม่ให้แก้ไข แต่หากฝ่ายอื่นมีความจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูลนั้น ความขัดแย้งเช่นนี้ ควรหาทางออกอย่างไร

คำถามจากฝั่งผู้ประกอบการ การให้ล็อกอินสำหรับสำนักบัญชีภายนอกเข้ามาใช้โปรแกรมได้ นอกจาก "ความเชื่อใจ" แล้ว สามารถตรวจสอบได้ไหมว่าจริงแล้วมอบหมายให้ใคร หรือส่งต่อให้ใครเข้ามาใช้บ้าง

ฝั่งสำนักบัญชีเอง เมื่อไม่มีกระบวนการส่งมอบข้อมูลจากผู้ประกอบการ ถึงแม้จะสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล แต่จะมั่นใจได้อย่างไรว่าข้อมูลที่เพิ่งตรวจไปเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว วันนี้ยังคงเหมือนเดิม และที่ยากไปกว่านั้นเมื่อพบว่าไม่เหมือนเดิม คือการหาว่าไม่เหมือนเดิมตรงไหน จังหวะการทำงานที่เร็วหรือช้าเกินไปอาจถูกมองเห็นจากผู้ว่าจ้าง

โปรแกรม ERP Cloud ที่ใช้ทำงานร่วมกันระหว่างกิจการกับนักบัญชีภายนอก (รวมถึงกับ outsource อื่นๆด้วย) ควรต้องมีการทบทวนว่าจะออกแบบให้ทำงานร่วมกันภายใต้เงื่อนไข Zero Trust ได้อย่างไร