Conversation with AI: Future ERP - 4

ตอนที่ 4 - สำนักงานบัญชีใน ERP

จุดเริ่มต้นของการรวมบทบาทที่เคยแยกกัน

ที่ผ่านมา ERP มักถูกมองว่าเป็น "ระบบขององค์กร" หมายถึงระบบภายในที่ทีมงานในองค์กรใช้เพื่อจัดการธุรกิจของตนเอง ไม่ว่าจะเป็นงานขาย งานซื้อ สต็อก หรือบัญชี

แต่ในระยะหลัง เราเริ่มเห็น "รอยรั่ว" ของแนวคิดนี้ โดยเฉพาะในองค์กรขนาดเล็ก ที่ไม่มีทีมบัญชีของตัวเอง และเลือกใช้สำนักงานบัญชีภายนอกเป็นผู้จัดการให้

สิ่งที่เปลี่ยนไปคือ

แทนที่จะปล่อยให้สำนักงานบัญชีทำงานอยู่ในซอฟต์แวร์ของตนเอง  แล้วค่อยแลกไฟล์กันทีหลัง ผู้ประกอบการเริ่มเปิดให้สำนักงานบัญชีเข้าทำงาน ในระบบ ERP ของตนเองโดยตรง

นี่คือจุดเริ่มต้นที่เรียบง่าย แต่ซ่อนนัยสำคัญว่า

ERP เริ่มกลายเป็นระบบร่วม (shared system)

ที่ผู้ให้บริการภายนอกก็เป็น "ผู้เล่นในระบบ" ไม่ใช่แค่ "ผู้รับข้อมูลภายหลัง"

จาก "องค์กรแยก" สู่ "กลุ่มความร่วมมือ"

พัฒนาการนี้อาจดูเล็กน้อยในระดับซอฟต์แวร์ แต่ในเชิงโครงสร้าง มันคือการเปลี่ยนกรอบคิดว่า

• เราไม่จำเป็นต้องมี "ทุกอย่างในองค์กร"

• แต่ต้องมี "ระบบที่เปิดให้คนนอกเข้ามาร่วมทำงานได้" อย่างปลอดภัยและเป็นระบบ

สัญญาณนี้สอดคล้องกับแนวโน้มในประเทศที่มี SME ecosystem เข้มแข็ง เช่น ญี่ปุ่น เกาหลีใต้ หรือเนเธอร์แลนด์

ซึ่งเราจะเห็นการแบ่งบทบาทแบบละเอียดระหว่าง

• ผู้ผลิตสินค้า

• ผู้จัดการคลังสินค้า

• ผู้ให้บริการบัญชีและภาษี

• ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยี

ธุรกิจเหล่านี้อาจมีขนาดเล็กเมื่อแยกกัน แต่สามารถรวมกันเป็น "เครือ" หรือ "ระบบเศรษฐกิจท้องถิ่น" ที่มีประสิทธิภาพได้

ซึ่งจะเกิดขึ้นไม่ได้เลย หากซอฟต์แวร์ไม่เปิดให้ทำงานร่วมกันได้จริง

เปลี่ยนยุค

ทำไม "สำนักงานบัญชีในระบบ ERP" จึงสะท้อนการเปลี่ยนยุค?

1. ลดการทำงานซ้ำซ้อน

หากสำนักงานบัญชีสามารถเข้าใช้งานระบบขาย/จ่าย/ซื้อได้โดยตรง

ข้อมูลไม่จำเป็นต้อง export-import หรือส่งไฟล์ย้อนหลังให้ตรวจสอบ

ลด human error และลดเวลาที่สูญเปล่า

2. เพิ่มความเชื่อมโยงแบบเรียลไทม์

เดิมทีบัญชีมักเป็นสิ่งที่ตามหลังธุรกรรมจริงเสมอ

แต่เมื่อผู้ให้บริการบัญชีเห็นข้อมูลจากระบบเดียวกับผู้ประกอบการ

จังหวะการแนะนำ/เตือน/ปรับปรุง จึงสามารถเกิดขึ้น "ระหว่างเดือน" ไม่ใช่ "หลังปิดงบ"

3. ปรับบทบาทจาก "คนทำบัญชี" เป็น "ที่ปรึกษา"

การเปิดระบบให้สำนักงานบัญชีเข้าใช้งานโดยตรง

แปลว่าคนทำบัญชีเริ่มมีบทบาทในการช่วยดูแลระบบงาน (ไม่ใช่แค่ทำงบ)

ซึ่งหากมีความเชี่ยวชาญ ก็สามารถกลายเป็น "ที่ปรึกษาธุรกิจ" ที่มีอิทธิพลในการพัฒนาองค์กร

นี่คือการขยายบทบาทของ external stakeholder ให้กลายเป็น "ส่วนหนึ่งของโครงสร้าง ERP"

และนำไปสู่คำถามสำคัญต่อไปว่า…

ถ้า ERP ไม่ใช่แค่ขององค์กร แล้วมันคืออะไร?

หากมอง ERP แบบดั้งเดิมเป็นบ้านของใครบ้านของมัน

การรวมสำนักงานบัญชีเข้าไปในระบบเดียว ก็เปรียบเสมือนการเปลี่ยนบ้านเดี่ยวให้กลายเป็นคอนโดที่มี "พื้นที่ส่วนกลาง"

และเมื่อพัฒนาไปเรื่อยๆ เราอาจเริ่มเห็นระบบที่คล้าย "ชุมชน ERP" ที่แต่ละองค์กรมีระบบงานของตัวเอง แต่แชร์การเข้าถึงบางส่วนกับผู้ให้บริการที่ไว้ใจ

ภาพนี้สอดคล้องกับการเปลี่ยนผ่านในอีกหลายมิติ เช่น

• เปลี่ยนจากเซิร์ฟเวอร์ส่วนตัว → ไปสู่การใช้ Data Center ร่วมกัน

• เปลี่ยนจาก software license แบบตายตัว → ไปสู่การใช้ SaaS ที่เปิดให้เชื่อมต่อกัน

• เปลี่ยนจากการทำงานเฉพาะในองค์กร → ไปสู่การเชื่อมต่อกับ ecosystem ของผู้ให้บริการ

โครงสร้างระบบ

แล้วอะไรคือโครงสร้างระบบที่รองรับการเปลี่ยนแปลงนี้?

ระบบ ERP ที่จะสนับสนุนแนวคิดแบบนี้ ควรมีคุณสมบัติดังนี้

• Role-based Access ที่ยืดหยุ่น

  ไม่ใช่แค่แยก user-permission ตามตำแหน่ง แต่ควรสามารถกำหนดได้ตามบทบาทจากภายนอก

• Audit Trail ที่ตรวจสอบได้

  เมื่อเปิดให้คนภายนอกเข้ามาทำงานในระบบ ความโปร่งใสและตรวจสอบได้ต้องมากขึ้น

• เชื่อมโยงระบบอื่นได้ (API-first)

  หากผู้ให้บริการใช้ระบบของตัวเอง ระบบ ERP ควรมี API สำหรับ sync ข้อมูลแบบควบคุมได้

• จัดการข้อมูลแบบ multi-tenant หรือ cross-org ได้

  ยิ่งองค์กรแชร์ระบบมากขึ้น ความสามารถในการแยก/รวมข้อมูลข้าม entity จะยิ่งสำคัญ

จุดเล็กๆ ที่บอกทิศทางใหม่

สิ่งที่เริ่มต้นจากความต้องการเล็กๆ ของผู้ประกอบการ

เช่น "ให้สำนักงานบัญชีมาทำบัญชีในระบบ ERP ของเรา"

อาจกลายเป็นจุดเริ่มต้นของ นิยามใหม่ของ ERP

ซึ่งอาจไม่ใช่แค่ระบบสำหรับ "ควบคุมกระบวนการภายใน" อีกต่อไป

แต่เป็นระบบที่ออกแบบมา เพื่อเชื่อมต่อกับผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดใน value chain

ในตอนถัดไป

เราจะพาผู้อ่านย้อนกลับไปที่ "ข้อมูล" - หัวใจที่แท้จริงของ ERP

โดยตั้งคำถามว่า 

ฐานข้อมูลแบบ relational ที่ ERP ยุคแรกๆ ใช้กันมา

ยังตอบโจทย์ข้อมูลในโลกที่เต็มไปด้วยความไม่แน่นอนได้อยู่หรือไม่

เราควรมองข้อมูลแบบใหม่อย่างไร  ในโลกที่ fact เปลี่ยนตลอดเวลา

---

เบื้องหลังบทสนทนา

นานมาแล้วผมเคยคิดถึงเรื่องนี้แบบเลือนลาง แต่เป็นเสมือนความคิดที่ผุดขึ้นมาแว๊บนึง แล้วก็หายไปไม่นาน ไม่มุ่งมั่นพอที่จะเรียบเรียงมาเป็นเนื้อหาจริงจังเพื่อสื่อสารให้ผู้อื่น

รูปแบบที่สำนักบัญชีกลายเป็นแผนกบัญชีของผู้ประกอบการ

ที่จริงรูปแบบความสัมพันธ์เช่นนี้เกิดขึ้นมานานหลายปีแล้ว เนื่องจากเครือของเรามีสำนักบัญชีที่ให้บริการดูแลลูกค้าเบ็ดเสร็จอยู่ด้วย มีทั้งเป็นแค่ให้คำปรึกษาหรือช่วยแก้ไขข้อมูลบางส่วนที่บกพร่อง ไปจนถึงทำหน้าที่เป็นแผนกบัญชีสำหรับกิจการบางแห่ง

นอกจากเทคโนโลยี cloud ที่ทำให้เกิด remote accountant นักบัญชีทำงานจากที่ไหนก็ได้ ฟีเจอร์เก็บไฟล์ภาพเอกสารของโปรแกรมกลายเป็นเงื่อนไขสำคัญปลดล็อกพันธนาการกระดาษ ทำให้ทีมบัญชีสามารถประยุกต์การทำงานและตรวจทานความถูกต้องแบบดิจิทัลโดยไม่ต้องรอเอกสารที่เป็นกายภาพ การข้ามเส้นแบ่งนี้ไม่ใช่เรื่องง่าย แน่นอนว่าช่วงแรกความร่วมมือยังต้องอาศัยซักซ้อมความเข้าใจว่าใครทำอะไร รับผิดชอบจังหวะไหน และมีวิธีสื่อสารกันอย่างไรกว่าจะประสานกันลงตัว

ผมทำนายว่าจะเกิดช่องว่างที่ห่างมากขึ้นระหว่างสำนักบัญชีที่ทำงานแบบดิจิทัลกับพวกที่ทำงานแบบเดิม ทั้งในแง่ต้นทุนและประสิทธิภาพ

จากประสบการณ์ของผม มีคำถามหลายข้อที่อาจต้องใช้เวลาถอดบทเรียนทำความเข้าใจ เช่น การจัดการเรื่องความสัมพันธ์ ระดับความไว้วางใจ หรือเป้าหมายที่แตกต่างกัน ทำให้การมองความเร่งด่วน มองความสำคัญของรายละเอียดของข้อมูลไม่เท่ากัน

สิ่งที่ได้จากการสนทนากับ AI นำเสนอใกล้เคียงกับที่ผมคิดไว้เพียงบางส่วน แต่ก็เป็นมุมมองที่น่ารับฟังโดยเฉพาะอย่างยิ่ง ตัวอย่างที่คล้ายกับแนวทางนี้เกิดขึ้นในประเทศอื่น

จากคำตอบของคุณ เกี่ยวกับองค์กรแบบกลุ่ม และองค์กรที่บูรณาการจากข้างนอก มีรูปแบบหนึ่งที่ผมเห็นสัญญาณอะไรบางอย่างในประเทศไทย เริ่มต้นจากการมีซอฟต์แวร์ ERP cloud สำหรับธุรกิจขนาดเล็กเกิดขึ้น "สำนักงานบัญชี" ผู้ให้บริการทำบัญชีภาษี ซึ่งเดิมก่อนหน้านั้นมีลักษณะแยกอิสระจากผู้ประกอบการ ใช้ซอฟต์แวร์ทำบัญชีของตัวเอง ไม่เกี่ยวข้องกับระบบของผู้ประกอบการ ผู้ประกอบการที่ใช้ ERP cloud เริ่มตั้งคำถามว่าทำไมไม่ให้ผู้บริการทำบัญชี เข้ามาทำบัญชีในระบบของตัวเอง โดยเฉพาะผู้ประกอบการขนาดเล็กที่ไม่มีแผนกบัญชีของตัวเองอยู่แล้ว จุดเริ่มต้นซึ่งเกิดขึ้นแบบง่ายๆ โดยยังไม่มีระบบตรวจสอบควบคุมที่ชัดเจนนอกจากความไว้วางใจ ซึ่งผู้พัฒนาซอฟต์แวร์เองก็เริ่มหาทางพัฒนาฟีเจอร์ที่ให้เกิดรูปแบบการทำงานที่ outsource เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของระบบ ERP ในองค์กรให้ดียิ่งขึ้น แน่นอนว่าเรื่องนี้มีทั้งผู้เห็นด้วยเชื่อว่าเป็นไปได้ และไม่เห็นด้วย กรณีเช่นนี้มีตัวอย่างของพัฒนาการระบบที่สนับสนุน outsource เช่นนั้น ในประเทศอื่นหรือไม่

สรุปแนวโน้มที่คล้ายกันในประเทศอื่น

QuickBooks Online (Intuit) + "ProAdvisor" model

- QuickBooks เปิดให้ accountant หรือ bookkeeper ภายนอกเข้ามาใช้ระบบของผู้ประกอบการ โดยเชื่อมผ่าน account แบบ accountant portal

- เกิดโมเดลที่ผู้ให้บริการสามารถเข้าไปดูบัญชีหลายบริษัทได้โดยไม่ต้องแยกระบบ

- กลายเป็น "ecosystem" ที่ผู้พัฒนาระบบเองสนับสนุนการ outsource อย่างเป็นระบบ

- มี marketplace สำหรับ "ProAdvisor" ให้เจ้าของธุรกิจเลือกว่าจ้างได้จากในระบบ

สิ่งที่สำคัญคือ QuickBooks ไม่ได้คิดว่า accountant เป็น "external party" แต่คือ "user type" หนึ่งในระบบ

Xero (UK/NZ) - "Single Ledger" สำหรับ SME + Accountant

- ออกแบบระบบให้บัญชีของผู้ประกอบการ และนักบัญชี อยู่ในระบบเดียวกัน (Single Ledger)

- ไม่มีการ "export ไปป้อนที่อื่น" เพราะมองว่า accountant คือ co-user

- Xero ยังมีโครงสร้างรองรับ compliance workflow เพื่อให้ผู้ให้บริการด้านบัญชี "audit & approve" ธุรกรรมในระบบ ERP ของลูกค้า

สิ่งนี้ทำให้ Xero กลายเป็นมากกว่าระบบบัญชี - แต่คือ "platform ของบริการบัญชี" สำหรับธุรกิจเล็ก

SMECEN (Singapore) - ERP + Outsourced Accountant + Gov Reporting

- เป็นโครงการร่วมระหว่างภาครัฐกับ private vendor

- จุดเด่นคือ ผู้ใช้ ERP สามารถ authorize ให้สำนักงานบัญชีที่ได้รับอนุญาต เข้ามาจัดการบัญชีและยื่นภาษีได้ ผ่านระบบโดยตรง

 - ภาครัฐสนับสนุนผ่าน compliance API เช่น GST, e-invoicing, CPF reporting

โมเดลนี้เชื่อมโยงรัฐ-ซอฟต์แวร์-ผู้ใช้-ผู้ให้บริการ กลายเป็น "ERP-as-a-Service with trusted parties"