Chart of Accounts Structural Design

รหัสบัญชีกับงบการเงินสัมพันธ์กันอย่างไร นอกเหนือจากงบทดลองที่ออกมาจากโปรแกรมบัญชีแล้ว เท่าที่สังเกตนักบัญชีรอบข้างมักนิยมดึงข้อมูลจากโปรแกรมออกมาจัดงบการเงินประเภทอื่นเองใน Spreadsheet

หลายกรณียอดในงบการเงิน ไม่จำเป็นแจกแจงละเอียดในระดับรหัสที่ลงบัญชีจริง แต่จะยุบรวมให้กลายเป็นยอดใหญ่ ตามหัวบัญชีที่คุมรหัสนั้นอีกทีหนึ่ง

โดยทั่วไปรหัสบัญชีประกอบด้วยชุดตัวเลข ซึ่งมีคุณสมบัติสำคัญอย่างหนึ่งคือ สามารถเรียงลำดับได้ ดังนั้น รหัสขึ้นต้นด้วย 1 จึงเป็นบัญชีทรัพย์สิน เพื่อแสดงก่อนหนี้สิน ที่รหัสขึ้นต้นด้วย 2 

การออกแบบโครงสร้างของรหัสบัญชีเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ ต้องคิดในภาพใหญ่จะใช้รหัสกี่หลักคุมหมวดหมู่บัญชี ควรเว้นข้ามเลขไว้เผื่อจะแทรกรหัสในอนาคตตรงไหนบ้าง ไม่ต่างกับการออกแบบพื้นที่ใช้สอยภายในบ้าน ไม่ว่าจะออกแบบไว้ดีเพียงใด เมื่อเวลาผ่านไปก็อาจมีเหตุสุดวิสัย จนโครงสร้างเริ่มผิดเพี้ยนไปจากวันแรก มีรหัสที่เลิกใช้ มีรหัสที่เพิ่มใหม่ จัดหมวดหมู่ใหม่ เหมือนบ้านที่ถูกซ่อมต่อเติมผ่านมาหลายรุ่น

ยุคแรกที่ทำโปรแกรมผมมีความเชื่อว่า เราสามารถคุมมาตรฐานด้วยกำหนดรหัสหัวบัญชีมาตรฐานเอาไว้ก่อน ยึดตามข้อกำหนดของกรมพัฒนาธุรกิจนั่นแหละ ภายหลังจึงพบว่าระบบบัญชีขององค์กรที่ใช้ ERP จริงจังมีความต่อเนื่องไม่เหมือนกับบัญชีใช้ยื่นภาษี การเก็บตัวเลขเพื่อบริหารมักมีรายละเอียดซับซ้อนหรือจัดกลุ่มบัญชีแตกต่างกันตามโครงสร้างองค์กรได้

งบที่กำหนดเอง

วิธีนี้ตั้งต้นจากแนวคิดว่า หากต้องการงบที่ไม่แสดงทุกรหัสบัญชีอย่างงบทดลอง ผู้วางระบบก็สามารถสร้างงบได้เอง แล้วระบุรายละเอียดในนั้นว่า ต้องการยอดจากรหัสบัญชีไหนบ้าง

การระบุรายละเอียดเอง ทำให้สามารถควบคุมได้ด้วยว่าจะเรียงลำดับรหัสบัญชีเหล่านั้นอย่างไร โดยไม่จำเป็นต้องเรียงตามเลขรหัสบัญชี

ตอนที่ผมทำโปรแกรมบัญชียุคแรกก็เคยใช้วิธีนี้ ก่อนที่จะเลิกไปเพราะเห็นข้อจำกัดบางอย่างในการดูแลผังบัญชีระยะยาว เมื่อผังบัญชีมีการขยับปรับเปลี่ยนตามยุคสมัย จนมีข้อยกเว้น ซับซ้อนเกินกว่าอยู่ในกฏเกณฑ์หัวบัญชีง่ายๆ

หัวบัญชีที่กำหนดเอง

แทนที่จะยึดกฏตายตัวว่า รหัสนำที่เหมือนกันคือกลุ่มบัญชีเดียวกัน ซึ่งมีข้อจำกัด หากจำเป็นต้องมีรหัสบัญชีใหม่ที่ใช้รหัสนำหลุดจากกรอบนี้จะทำไม่ได้ หรือต้องแลกกับการตั้งค่าที่ยุ่งยาก ผมตัดสินใจเปลี่ยนวิธีคุมโครงสร้างผังบัญชีใหม่

แนวทางนี้ยังไม่ลงตัว แต่มีสมมติฐานว่า อาจไม่จบเบ็ดเสร็จในโปรแกรม แต่ไปจัดงบต่อด้วย Spreadsheet โดยโปรแกรมพยายามสรุปยอดตามรหัสบัญชีพร้อมกับมีข้อมูลหัวบัญชี เป็นข้อมูลเสริม

ด้วยความที่ต่างฝ่ายต่างก็ยังไม่เข้าใจกระบวนท่านี้ จึงออกแบบเบื้องต้นให้ผู้วางระบบสามารถระบุหัวบัญชีสำหรับรหัสบัญชีแต่ละรหัส เพื่อเรียนรู้ว่าผู้วางผังบัญชีแต่ละแห่งจะใส่อะไร ซึ่งผมก็พยายามเรียบๆ เคียงๆ สอบถามถึงความหมายอีกทีหนึ่ง

ตัวอย่างแรก 

ผมเริ่มสังเกตเห็นว่ามีการตั้งรหัสหัวบัญชีหลายชั้น หลักจากที่ก่อหน้านั้นมักใช้เพียงรหัสหัวบัญชีด้วยเลขชุดเดียวง่ายๆ จึงเริ่มปรับการแสดงผลในโปรแกรมให้รองรับหัวบัญชีหลายชั้น

• รหัสบัญชี 11101 เงินสด

• หัวบัญชี 1 | 11 | 111

ตัวอย่างที่สอง 

คล้ายตัวอย่างแรก แต่มีข้อสังเกตว่าเริ่มมีบางส่วนเป็นข้อความ

• รหัสบัญชี 1001 เงินสดในมือ

• หัวบัญชี 1 | 11 | 111 | รายการเงินสด

ตัวอย่างที่สาม

ใช้หัวบัญชีทั้งหมดเป็นข้อความทั้งหมด มีข้อสังเกตว่าการใช้ข้อความล้วนอาจสูญเสียความสามารถควบคุมการเรียงลำดับในงบ

• รหัสบัญชี 1–1110–00 CASH

• หัวบัญชี ASSETS | CURRENT ASSETS | CASH AND CASH EQUIVALENTS

Profiles

ล่าสุดทีมวางระบบได้คิดวิธีตั้งค่าแบบใหม่มาแสดงให้ดู เป็นการผสมผสาน 2 วิธีเข้าด้วยกัน ใช้ Profile แทนการสร้างงบ สามารถเลือกใช้หัวบัญชีของแต่ละงบแตกต่างกันได้ เปลี่ยนวิธีตั้งค่าจากงบไปหารหัสบัญชี เป็นรหัสบัญชีไปหางบ (profile)

ที่มาที่ไปเกิดจากงบของบริษัทแห่งหนึ่ง ต้องส่งข้อมูลในรูปแบบไฟล์ Excel ให้บริษัทแม่ต่างประเทศตามรูปแบบและรายละเอียดที่ถูกกำหนดมาแล้ว ดังนั้นจึงมีงบอย่างน้อย 2 รูปแบบ ตามมาตรฐานบัญชีไทย และตามมาตรฐานบริษัทแม่ ทำให้ไม่สามารถมีหัวบัญชีแบบเดียว

แต่ละ Profile เปรียบเสมือนงบที่ไม่เหมือนกัน แต่ใช้วิธีตั้งเป็นหัวบัญชีผูกไว้กับข้อมูลรหัสบัญชี แทนที่จะแยกสร้างงบการเงินไว้ข้างนอก

รอคลี่คลาย

ทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้นเป็นเพียงเรื่องเล่า ที่ยังไม่ตกผลึกจนมีคำตอบว่าควรใช้วิธีไหน เพียงคลี่คลายสิ่งที่สังเกตเห็นออกมา แล้วหวังว่าตัวเองจะกระจ่างชัดกว่าเดิม ทุกวิธีต่างมี trade off ของมัน มีหลายประเด็นที่รอชั่งน้ำหนักเปรียบเทียบ 

• ความยากง่ายการตั้งค่า

• ความยากง่ายในการดูแลผังบัญชีระยะยาว

• รูปแบบการใช้งานระดับภายใน อาจมีหรือไม่มีสมุหบัญชี ดีกรีความเข้มข้นของงานบัญชีไม่เท่ากัน อาจส่งต่องบให้สำนักบัญชี หรือผู้สอบบัญชี

• รูปแบบการใช้งานระดับเครือบริษัท ที่อาจรวม/แยกงบ 

• รูปแบบการใช้งานระดับสำนักบัญชี ที่ดูแลผังบัญชีจำนวนมาก

• เรื่องที่อาจดูสุดโต่ง ผมยังแอบหวังในใจว่าจะสามารถรองรับการลงบัญชีที่ไม่ใช้รหัส (Low Code Accounting - บทความเก่า) รวมไปถึงการใช้งานร่วมกับโปรแกรมอื่น (Open-source ERP)