Hissatsu Waza ท่าไม้ตาย

ในยามคับขัน คุณมีวิธีจัดการเรื่องราวที่ถาโถมเข้ามาอย่างไร

คนที่ผ่านช่วงคับขันนั้นมาได้ จะพบว่าไม่ใช่ "โชค" แต่เป็น "ท่าไม้ตาย" ที่ตัวเองมี

Hissatsu Waza เป็นคำญี่ปุ่น หมายถึง ท่าไม้ตาย กระบวนท่าที่ใช้พิชิตศึก

ปิดงบ มักเป็นงานคับขัน ที่เกิดขึ้นทุกปี

หลายเดือนมานี้ ผมพยายามรวบรวมเทคนิคการตรวจปิดงบบัญชีจากผู้มีประสบการณ์หลายคน มีรายละเอียดคล้ายกันบ้าง ต่างกันบ้าง แต่ที่สังเกตเห็นได้ แม้แต่คนที่ทำงานร่วมกันมายาวนาน ก็มีวิธีการแตกต่างกัน

หนุ่มเมืองจันท์ เคยบอกว่า "ทุกคนมีท่าไม้ตายของตัวเอง" หากจะคาดเดาว่าเขาจะตัดสินใจอย่างไร ให้ดูเหตุการณ์ในอดีตว่าคนนั้นเคยจัดการปัญหาด้วยวิธีไหนบ้าง แล้วเราจะพบท่าไม้ตายของเขา

ตัวละครของกิมย้ง ต๊กโกวคิ้วป้าย แสวงหาความพ่ายแพ้ เมื่อพิชิตคู่ต่อสู้ทั่วทั้งแผ่นดินก็รู้สึกเบื่อหน่าย จึงเปลี่ยนกระบี่เพื่อคิดค้นท่าไม้ตายใหม่ คนที่ชนะแล้วยังอยากพัฒนาตัวเองขึ้นไปอีกมีอยู่จริงแค่ไหน

มีเรื่องเล่าถึงคนเคยใช้กระบี่ชื่อ Excel มิตรสหายของผมเคยแนะนำ Google Sheet ให้นักบัญชีคนหนึ่ง ทุกครั้งที่เจอทั้งชี้ชวนและทำให้ดู ต้องใช้เวลา 5 ปี กว่าเขาจะยอมเปลี่ยน ตอนนั้นเราวิเคราะห์กันหลายแง่มุม อะไรทำให้คนไม่ต้องการเปลี่ยนแปลง และทำอย่างไรจึงชักจูงให้เขาเปลี่ยนได้

นั่นเป็นสาเหตุที่ทำให้ผมครุ่นคิดถึงท่าไม้ตายของแต่ละคนอย่างระมัดระวัง เพราะนักบัญชีหลายคนที่เจอระวังตัวเองสูง ทำอย่างไรจึงช่วยให้นักบัญชีกล้าพัฒนาท่าไม้ตายขึ้นไปอีกขั้นได้

การลงบัญชีที่ผ่านมา เรามีเครื่องมือที่เป็นโปรแกรมบัญชีแยกประเภท การลงบัญชีเดบิต/เครดิต มีพัฒนาการที่สำคัญอยู่บ้าง สามารถผนวกเข้าไปเป็นส่วนหนึ่งของระบบเอกสารขั้นต้นได้แก่ ออกบิลขาย, รับบิลซื้อ ก็ให้โปรแกรมเอาข้อมูลเหล่านั้นมาลงบัญชีอัตโนมัติ โดยฝ่ายบัญชีไม่ต้องเอามาคีย์ซ้ำเพื่อปิดงบอีก แต่หากเป็นงานสำนักงานบัญชีที่ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลเอกสารขั้นต้น ก็ต้องเอามาคีย์เข้าระบบเอง

ภาพที่เห็น การปิดงบเป็นกระบวนการทำงานที่โกยข้อมูลทั้งหมดมารวมกันที่แยกประเภท แล้วเป็นหน้าที่ของนักบัญชีที่จะตรวจ ปรับปรุง แก้ไข ทั้งระดับรายละเอียดทรานส์แอคชั่น และระดับปรับปรุงยอดรวมที่เป็นงบแล้ว

หากเอานักบัญชีหลายคนมาช่วยกันลงบัญชี อาจทำให้ช้าตอนตรวจแก้ไข เพราะสไตล์การลงบัญชีต่างกัน ยกเว้นโชคดีมีทีมที่รู้มือมาตรฐานเดียวกัน งบของกิจการจึงพยายามให้เป็นมือเดียว ใช้คนลงบัญชีคนเดียว

ผมพยายามทำความเข้าใจกระบวนท่านี้ของนักบัญชี ใจหนึ่งอยากให้มีคนช่วยบันทึกข้อมูลเข้าโปรแกรม เพราะเป็นงานที่เสียเวลา อีกใจหนึ่งก็เกรงว่ายิ่งมีหลายคนช่วย ก็ยิ่งทำให้ต้องตรวจแก้ไขเยอะ

ถ้ามีโปรแกรมที่ออกแบบให้คนหลายคนช่วยกันบันทึกข้อมูลที่จำเป็น ใช้ลงบัญชีได้ แต่ยังไม่ถึงขั้นลงบัญชี แบบข้อมูลในรายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย แค่นั้นเพียงพอแล้วสำหรับนักบัญชีเอาไปใช้ลงบัญชีต่อ แต่นั่นก็ยังไม่ช่วยอะไรมาก หากต้องมาไล่ลงบัญชีทีละรายการอีกรอบ ถ้าเป็นอย่างนี้ สู้สอนให้คนช่วยบันทึกลงบัญชีไปเลยดีกว่า ซึ่งก็จะวนกลับมาที่ต้องพึ่งพิงผู้ช่วยที่รู้มือมาตรฐานเดียวกัน

ความท้าทายอยู่ที่การหาทางปลดล็อกให้นักบัญชี สามารถใช้ใครก็ได้ช่วยบันทึกและลงบัญชีได้มาตรฐานเดียวกัน

มีข้อเท็จจริงอย่างหนึ่ง กิจการแต่ละแห่งจะมีธุรกรรมที่ซ้ำเดิม สำหรับการติดต่อกับคู่ค้า เช่น ซื้อเงินสดหรือซื้อเครดิต ก็มักจะเป็นเช่นนั้นทุกครั้ง จะจ่ายเช็ค หรือโอนเงินก็ทำเหมือนกัน กล่าวโดยง่าย ทุกกิจการต่างมีรูปแบบที่คาดเดาได้ ไม่ใช่เปลี่ยนแปลงไม่แน่นอน จนพนักงานตัวเองปฏิบัติไม่ถูก

ชื่อคู่ค้า สามารถใช้เป็นคีย์เวิร์ดสำหรับคาดเดาที่ง่ายที่สุด ใช้บอกว่าเอกสารนี้ลงบัญชีอย่างไร บิลของการไฟฟ้าส่วนภูมิภาค ต้องคู่กับการลงบัญชี "ค่าไฟฟ้า" หรือ บิลของบริษัท เอบีซี ก็เป็นการ "ซื้อสินค้า" เหมือนเดิมทุกครั้ง

เมื่อเอาคุณสมบัติขั้นต้นของเอกสาร วันที่ จำนวนเงิน โดยเฉพาะชื่อคู่ค้าที่ใช้เป็นคีย์เวิร์ดนำไปสู่วิธีการลงบัญชีได้ เอามาประกอบกันกลายเป็นการสร้างรายการแยกประเภทตามคำสั่งที่ตั้งไว้ได้

จากสมมติฐานสู่การออกแบบ ทำให้เกิดผลกระทบที่ต้องเปลี่ยนแปลงอยู่สองส่วน

ส่วนแรก โปรแกรมต้องออกแบบใหม่ ให้รองรับกระบวนการพักข้อมูลก่อนลงบัญชี และเก็บคำสั่งที่วินิจฉัยว่าคู่ค้าแต่ละรายควรลงบัญชีอย่างไร เอาไว้ใช้ในอนาคตได้

ส่วนที่สอง นักบัญชีต้องเปลี่ยนวิธีทำงาน จากการตรวจแก้หลังจากบันทึกแยกประเภทแล้ว เป็นวินิจฉัยเพื่อกำหนดคำสั่งการลงบัญชีก่อนแยกประเภท หากคำสั่งถูกต้องเมื่อสร้างเป็นรายการแยกประเภทแล้ว แทบไม่ต้องตรวจแก้ไขภายหลังอีก

ตัวอย่างการทำงาน โปรแกรมจะมีรายงานแสดงจำนวนธุรกรรมที่เกิดของคู่ค้าแต่ละรายในรอบบัญชี บางรายก็มีแต่จ่าย มักจะเป็นธุรกรรมเงินสดที่จบในตัวเอง บางรายมีทั้งซื้อและจ่าย เห็นความเชื่อมโยงที่ต้องลงบัญชีสองจังหวะ ใช้เจ้าหนี้ หรือค่าใช้จ่ายค้างจ่ายมาพักยอด เนื้อหารายการในเอกสารแสดงให้ทราบว่าควรลงบัญชีเป็นค่าอะไร

เช่น

ตอนซื้อใช้ "ซื้อสินค้า/เจ้าหนี้" เพื่อตั้งยอดเจ้าหนี้ไว้ก่อน

ตอนจ่ายใช้ "จ่ายเจ้าหนี้/เช็ค" เพื่อตัดยอดเจ้าหนี้ ด้วยเช็คจ่าย

จากข้อความธรรมดาที่อธิบายว่าเป็นเรื่องเกี่ยวกับอะไร กลายเป็นความมหัศจรรย์ เราสามารถใช้เป็นคำสั่งลงบัญชี เพื่อให้ทำเช่นนี้ได้ โปรแกรมต้องมีส่วนที่ทำหน้าที่แปลคำสั่งดังกล่าว ให้กลายเป็นลงบัญชีเดบิต/เครดิตอัตโนมัติ โดยที่นักบัญชีไม่ต้องจดจำผังของแต่ละกิจการ

ดูเหมือนเป็นไอเดียที่ไม่น่าเชื่อ ช่วยให้นักบัญชีควบคุมการลงบัญชีไม่ต้องขึ้นอยู่กับสไตล์ของคนบันทึกอีกต่อไป ปัญหาอยู่ที่กระบวนการทำงานต้องเปลี่ยนไป ในระดับที่มากจนไม่คุ้นชิน

เพราะปิดงบ มักเป็นงานคับขัน อะไรที่ไม่คุ้นชินจึงถูกวางไว้ก่อน ผมมีกระบี่ใหม่วางอยู่ตรงนั้น เป็นอาวุธที่ไม่คุ้นชิน รอใครที่คิดอยากเปลี่ยนเพื่อคิดค้นท่าไม้ตายใหม่