Exchange Rate and Rounding

ก่อนที่จะเข้าเรื่อง ผมถามตัวเองด้วยความรู้สึกตะหงิดๆ ว่า ถ้าไม่ใช่ ERP ที่บันทึกบัญชีอัตโนมัติ เคยมีปัญหาอย่างนี้เกิดขึ้นบ้างไหม ในใจก็คิดว่า อาจไม่เจอก็เลยไม่มีปัญหา หรือบางทีเจอแล้วก็มองว่าเป็นเรื่องเล็กน้อย ใช้วิธีการแก้ปัญหาแตกต่างกันไป 

กระบวนการปิดงบโดยเก็บยอดมาบันทึกบัญชี พวกเขามักจะยืดหยุ่นหรือให้อภัยต่อความคลาดเคลื่อนที่ไม่เป็นนัยยะสำคัญ

เมื่อโลกใช้ระบบอัตราแลกเปลี่ยนลอยตัว การแปลงค่าเงิน USD-THB ใช้ทศนิยมอย่างน้อย 4 ตำแหน่ง (Bit Coin BTC-THB ใช้ทศนิยม 8 ตำแหน่ง) ขณะที่มาตรฐานของจำนวนเงินทางบัญชี และในเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานทางการค้าใช้ทศนิยมเพียง 2 ตำแหน่งเหมือนเดิม

หมายความว่า เมื่อแปลงมูลค่าจากสกุลเงินหนึ่งเป็นอีกสกุลหนึ่ง มักเกิดความคลาดเคลื่อนของทศนิยม จากการปัดให้เป็น 2 ตำแหน่ง 

จาก Document​s Flow

• GRB คือ Good Receiving ใบรับสินค้าต่างประเทศ คลังสินค้าทำหน้าที่บันทึกตามรายการจริง บันทึกคู่บัญชี “สินค้า” กับ “เอกสารค้างจ่าย”

• APB คือ Account Payable ใบตั้งหนี้เจ้าหนี้ ฝ่ายบัญชีตรวจสอบและดึงรายการ GRB มาบันทึกคู่บัญชี เปลี่ยนยอด “เอกสารค้างจ่าย” เป็น “เจ้าหนี้”

ต้นทาง GRB

ยกตัวอย่างเคสที่เจอล่าสุด

• ใช้อัตราแลกเปลี่ยนเท่ากันในเอกสารทุกใบ คือ 32.4975 

• มูลค่าสินค้าราคา 199 USD เท่ากับ 6467.0025 THB ปัดเหลือ 6467.00 THB

• บังเอิญสินค้า A กับ B ราคาเท่ากัน สั่งไปพร้อมกัน A+B มูลค่ารวม 398 USD เท่ากับ 12934.005 THB ถ้าปัดเศษ จะต้องปัดขึ้นเป็น 12934.01 THB สังเกตเห็นอะไรไหม

• ถ้าสั่งสินค้า A รายการเดียว 199 USD เท่ากับ 6467.00 THB และเช่นเดียวกับสินค้า B แต่ถ้าเมื่อไหร่สั่งรวมกันจะมี 0.01 THB งอกขึ้นมา

คล้ายเรื่องคำนวณ VAT 7% ของสินค้าทีละรายการแล้วปัดเศษก่อน มีโอกาสไม่เท่ากับคำนวณ VAT ที่จากยอดรวมของใบกำกับภาษี  common rule ของโปรแกรมเลือกให้คำนวณ VAT ตามยอดรวมแล้วปัดเศษ เพราะสามารถตรวจทานง่ายกว่า

ส่งต่อ APB

เหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ไม่ได้เกิดขึ้นบ่อย คลังสินค้าทะยอยได้รับสินค้า 2 ล็อต จึงบันทึกเป็น GRB 2 ใบ จากผู้ผลิตรายเดียวกัน และบังเอิญว่ารายการใน GRB ทั้ง 2 ใบเป็นเหมือนตามตัวอย่างข้างต้น ถ้าคิดแยกทีละรายการจะปัดเศษทิ้ง แต่พอรวมกัน 2 รายการต้องปัดเศษขึ้น 0.01

มีเงื่อนไขต่อไปนี้ ที่บังเอิญเกิดขึ้นพร้อมกัน

• มีเอกสาร GRB ต้นทาง คำนวณปัดเศษขึ้นหรือลงเหมือนกัน มากกว่า 1 ใบ

• บังเอิญ GRB นั้นเป็นเจ้าหนี้รายเดียวกัน 

• ต้องการรวมรายการจาก GRB หลายใบมาตั้งหนี้เป็น APB ใบเดียว​ (ไอเดียว่าแยกเป็น 1 ต่อ 1 ได้หรือไม่ เป็นเรื่องที่ต้องอภิปรายกันทีหลัง)

ดังนั้น รายการใน APB ที่มาจาก GRB 2 ใบจะมีเป็นดังนี้

• มูลค่าสินค้าราคา 199 USD เท่ากับ 6467.0025 THB ปัดเหลือ 6467.00 THB

• มูลค่ารวม GRB แต่ละใบ 398 USD หรือปัดขึ้นเป็น 12934.01 THB 

• สินค้า A, B, C, D ราคาเท่ากัน A+B+C+D มูลค่ารวม 796 USD เท่ากับ 25868.01 THB 

จะเห็นว่าตัวเลขฝั่ง USD ถูกต้องตลอดทาง แต่เมื่อรายการถูกห่อรวมส่งต่อขั้นตอนถัดไป อาจเกิดความคลาดเคลื่อนในการคำนวณฝั่ง THB ได้

หัวหน้าบัญชี

บัญชีคือการบันทึกเหตุการณ์ในมิติของเงิน ตามหลักฐานและมุมมองของผู้รับผิดชอบ ตัวเลขทั้งหมดจะไหลมารวมกันที่ปลายทางงบการเงิน

งบการเงินเป็นเครื่องมือสำคัญสมัยก่อนที่ยังทำบัญชีแบบจดลงสมุดรายวัน แล้วยกยอดสุดท้ายของรายวันมาปิดงบ ความผิดพลาดของมนุษย์มีโอกาสเกิดขึ้นตลอดทาง ตั้งแต่จดตัวเลขผิด บวกเลขผิด ตัวเลขสุดท้ายในงบการเงินจะสะท้อนมาให้เห็นว่า เดบิตไม่เท่ากับเครดิต โดยยังไม่ต้องเสียเวลาตรวจทีละรายการ นักบัญชีสมัยที่ยังไม่มีโปรแกรมบัญชีจึงต้องบวกเลขได้คล่องแคล่วแม่นยำ

ทักษะหนึ่งของนักบัญชี อย่างน้อยก็ควรสังเกตเห็นยอดรวมสุดท้ายของงบที่ผิดปกติ เพื่อตรวจสอบว่าตัวเลขไม่ผิดพลาด ถ้าเจองบเขย่งก็งานเข้า หาให้เจอว่าพลาดตรงไหน 

หลังจากนั้นจึงดูความผิดปกติหรือไม่สมเหตุผลของตัวเลขในแต่ละบัญชี ตรงนี้เป็นเรื่องอธิบายยาก นักบัญชีต้องสะสมประสบการณ์ จนมีสัมผัสพิเศษกวาดตาไล่เลขในงบปราดเดียวแล้ว สะดุดกับตัวเลขที่กลิ่นแปลกๆ เช่น บัญชีบางกลุ่มเป็นบัญชีพักยอดชั่วคราว ไม่ควรเหลือยกไปข้ามงวด

ทักษะสุดท้ายที่สำคัญคือ ถึงแม้ด้านหนึ่งอ้างอิงหลักบัญชี แต่อีกด้านหนึ่งของแยกประเภทเป็นเพียงความเห็นในขอบเขตจำกัดซึ่งอาจไม่ตรงกัน บางครั้งความถูกต้องอาจไม่ตรงกัน

หากคุณเป็นหัวหน้าบัญชีคุณจะทำอย่างไร

• คนแรกบอกว่า 

  “ฉันบันทึกรับสินค้า 2 ครั้ง เป็นมูลค่า 199 USD คำนวณได้ 12934.01 THB ทั้งสองครั้ง”

• คนที่สองบอกว่า

  “ฉันบันทึกเจ้าหนี้ 398 USD คำนวณได้ 25868.01 THB”

เมื่อคำนวณตามมุมมองทั้งคู่ ต่างฝ่ายก็ไม่มีใครผิด แต่เมื่อรวมมาบรรจบในงบจึงเห็นความผิดปกติ

ข่าวดีและร้าย

เมื่อใช้ common rule เหมือนการปัดยอดคำนวณ VAT ปัดเศษที่ยอดรวมก็ต้องใช้ 25868.01 THB 

แต่การบันทึกบัญชี GRB ที่ตั้งยอดไว้ 2 ครั้ง 12934.01 + 12934.01 THB รวมเป็น 25868.02 THB ทำให้เกิดส่วนต่าง 0.01 THB ไปโผล่ในงบการเงิน

ข่าวดี ข้อมูลเอกสารที่เชื่อมโยงในโปรแกรม ERP ช่วยให้เราตรวจสอบและอธิบายสาเหตุที่เกิดขึ้นได้ แต่อีกด้านหนึ่ง เรากำลังถูกคาดหวังว่าบัญชีต้องแม่นยำในระดับความละเอียดสูงในโลกของทศนิยม 2 ตำแหน่ง

การเกิดตัวเลขส่วนต่าง 0.01  เมื่อใช้ ERP บันทึกบัญชีอัตโนมัติ  ดูเหมือนว่าความคลาดเคลื่อนนี้จะถูกคาดหวังว่า.. เป็นความรับผิดชอบของโปรแกรม