วันที่เราเลิก Post GL

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การลงบัญชี แต่อยู่ที่การเก็บความจริงไว้สองแห่ง

นักบัญชีที่เคยวางระบบ ERP น่าจะคุ้นเคยกับคำว่า Post GL เป็นอย่างดี

ฝ่ายขายออกใบกำกับสินค้า

ฝ่ายจัดซื้อบันทึกบิล

ฝ่ายการเงินรับชำระหนี้

จากนั้นระบบจึงนำข้อมูลเหล่านั้นไปสร้างรายการบัญชีแยกประเภทอีกครั้ง

ทุกอย่างดูเป็นเรื่องปกติ

จนกระทั่งวันหนึ่ง ผมเริ่มสงสัยว่า

เรากำลังแก้ปัญหาที่ถูกต้องอยู่หรือเปล่า

ลองคิดดู

เมื่อมีการขายสินค้าเกิดขึ้น

ในโลกของธุรกิจ เราเรียกมันว่า "ใบส่งสินค้า"

แต่ในโลกของบัญชี เราเรียกมันว่า

เดบิตลูกหนี้

เครดิตรายได้

เครดิตภาษีขาย

คำถามคือ

มันเป็นคนละเหตุการณ์กันจริงหรือ

หรือเรากำลังอธิบายเหตุการณ์เดียวกันด้วยคนละภาษา

ถ้าเป็นอย่างหลัง

ทำไมเราต้องเก็บข้อมูลไว้สองชุด

แล้วคอยสร้างกระบวนการ Post เพื่อเชื่อมมันเข้าหากัน

---

คำถามนี้เกิดขึ้นระหว่างการพัฒนา ERP รุ่นใหม่

ก่อนหน้านั้น เราใช้ระบบที่มีการ Post GL ตามแนวทางที่ ERP ส่วนใหญ่ทำกัน

และพบปัญหาเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่า

เอกสารต้นทางถูกแก้ไขย้อนหลัง

มีการยกเลิกบิล

มีการเปลี่ยนภาษี

มีการเปลี่ยนรายละเอียดการรับชำระ

แล้วทุกคนก็กลับมาตามหาคำตอบเดิม

"GL ยังตรงกับเอกสารอยู่หรือไม่"

ยิ่งเอกสารมีจำนวนมากเท่าไร

ต้นทุนในการพิสูจน์ว่าข้อมูลสองชุดยังตรงกันอยู่ ก็ยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น

บางองค์กรถึงกับมีรายงานสำหรับตรวจสอบว่า

ข้อมูลฝั่งเอกสาร

และข้อมูลฝั่งบัญชี

ยังตรงกันอยู่หรือไม่

ซึ่งถ้ามองอีกมุมหนึ่ง

นี่เป็นเรื่องแปลกไม่น้อย

เพราะรายงานดังกล่าวมีอยู่เพียงเพื่อพิสูจน์ว่า

"ความจริงสองชุด ยังบังเอิญตรงกันอยู่"

---

เมื่อเปลี่ยนมาใช้ฐานข้อมูลแบบ Document Database

จึงเกิดความคิดใหม่ขึ้น

ถ้าบิลขายหนึ่งใบ คือเหตุการณ์หนึ่งเหตุการณ์

ทำไมเราไม่เก็บทุกมุมมองของเหตุการณ์นั้นไว้ในเอกสารเดียวกันเลย

ทั้งข้อมูลธุรกิจ

ข้อมูลบัญชี

และหลักฐานประกอบ

---

แนวคิดนี้กลายมาเป็นกลไกที่เราเรียกว่า DocCompile

เอกสารหนึ่งใบไม่ได้เก็บเพียงรายการสินค้า

แต่เก็บข้อมูลหลายมิติพร้อมกัน เช่น

• ritems สำหรับรายการขายหรือรับ

• pitems สำหรับรายการซื้อหรือจ่าย

• gitems สำหรับรายการบัญชีเดบิตเครดิต

• images สำหรับเอกสารแนบและหลักฐาน

ทั้งหมดอยู่ภายในเอกสารเดียวกัน

ไม่ใช่เอกสารหนึ่งชุด

และ GL อีกหนึ่งชุด

แต่เป็นข้อมูลชุดเดียวที่มองได้หลายมุม

---

ผลที่ตามมาคือ

เมื่อแก้ไขเอกสาร

รายการบัญชีก็เปลี่ยนตาม

เมื่อยกเลิกเอกสาร

ผลกระทบทางบัญชีก็หายไปพร้อมกัน

ไม่มีคำถามว่า Post ใหม่หรือยัง

ไม่มีคำถามว่า GL ตรงกับเอกสารหรือไม่

เพราะทั้งสองอย่างไม่เคยแยกจากกันตั้งแต่ต้น

---

แน่นอนว่าระบบยังต้องตอบคำถามสำคัญ

รายการนี้ควรลงบัญชีอะไร

คำตอบของ DocCompile คือการสร้างภาษากลางขึ้นมาก่อน

แทนที่จะรีบผูกกับผังบัญชีจริง

ระบบจะเริ่มต้นด้วย Pseudo Account

เช่น

*DEFERRED

ยอดเงินที่รอการอธิบาย

*VAT

ยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม

*DEFERRED-VAT

ภาษีที่ยังไม่เป็นใบกำกับภาษี

*UNPAID

ยอดที่ทำให้รายการสมดุล

Pseudo Account เหล่านี้ยังไม่ใช่บัญชีจริง

แต่เป็นความหมายของธุรกรรม

---

หลังจากนั้นจึงใช้ Alias แปลความหมายต่อ

เช่น

สำหรับบิลเงินสด

*UNPAID

อาจหมายถึงเงินสด

แต่สำหรับใบส่งสินค้าขายเครดิต

Pseudo Account ตัวเดียวกัน

อาจหมายถึงลูกหนี้การค้า

ความหมายไม่ได้ถูกกำหนดจากรหัสบัญชี

แต่ถูกกำหนดจากบริบทของเอกสาร

---

Alias สามารถกำหนดได้สามระดับ

• หมวดบิล

• ประเภทเอกสาร

• ทั่วไป

และสามารถเรียกซ้อนกันแบบ Recursive ได้

ทำให้การวางระบบมีความยืดหยุ่นสูง

ผู้วางระบบสามารถสร้างภาษากลางของธุรกิจขึ้นมาก่อน

แล้วค่อยแปลเป็นผังบัญชีจริงภายหลัง

ข้อดีที่ผมชอบเป็นพิเศษคือ

เมื่อ Alias ยังไม่สมบูรณ์

Pseudo Account จะยังปรากฏอยู่ใน GL

มันไม่หายไปเงียบ ๆ

ไม่ถูกบังคับให้เดาผิด

แต่แสดงตัวออกมาอย่างตรงไปตรงมา

ราวกับกำลังบอกนักบัญชีว่า

"ผมรู้ว่ามีเหตุการณ์นี้เกิดขึ้น แต่คุณยังไม่ได้บอกว่าควรตีความมันอย่างไร"

ซึ่งในความเห็นของผม

นี่เป็นพฤติกรรมที่ซื่อสัตย์กว่าการพยายามลงบัญชีผิดบัญชีเพียงเพื่อให้ระบบเดินต่อได้

---

สิ่งที่น่าสนใจที่สุดของ DocCompile ไม่ใช่เรื่องเทคนิค

ไม่ใช่เรื่อง Alias

ไม่ใช่เรื่อง Recursive Mapping

แต่เป็นคำถามที่มันโยนกลับมาหาเรา

ตลอดหลายสิบปีที่ผ่านมา

ERP จำนวนมากถูกออกแบบโดยมีสมมติฐานว่า

ธุรกิจสร้างข้อมูลชุดหนึ่ง

บัญชีสร้างข้อมูลอีกชุดหนึ่ง

และต้องมีขั้นตอน Post เพื่อเชื่อมทั้งสองโลกเข้าหากัน

แต่ DocCompile เริ่มต้นจากสมมติฐานตรงกันข้าม

มันมองว่าการขายหนึ่งครั้ง

การซื้อหนึ่งครั้ง

หรือการจ่ายเงินหนึ่งครั้ง

คือ Business Event เพียงเหตุการณ์เดียว

บัญชีแยกประเภทเป็นเพียงหนึ่งในหลายมุมมองของเหตุการณ์นั้น

ไม่ต่างจากรายงานขาย

รายงานสต็อก

หรือรายงานลูกหนี้

---

ดังนั้นวันที่เราเลิก Post GL

จึงไม่ใช่วันที่เราเปลี่ยนวิธีลงบัญชี

แต่เป็นวันที่เราเลิกเชื่อว่า

เอกสารธุรกิจ

และบัญชีแยกประเภท

คือความจริงคนละชุดกัน