ERP สำหรับสำนักบัญชี

คำถามที่ผมยังไม่ค่อยเห็นใครคุยกันจริง ๆ

วันหนึ่งระหว่างคุยกันหลายเรื่อง มีประโยคหนึ่งที่เพื่อนของเราพูดขึ้นมา

แล้วมันติดอยู่ในหัวผมมาจนถึงวันนี้

"ไม่เห็นสำนักบัญชีวางระบบ ERP ให้ตัวเองใช้เลย"

พอฟังแล้วก็รู้สึกว่า เออ…จริงด้วย

ไม่ใช่ว่าไม่มีซอฟต์แวร์นะ

สำนักบัญชีส่วนใหญ่มีโปรแกรมทำบัญชี มีระบบออกบิล เก็บเงิน ครบหมด

แต่ถ้าเราพูดถึง ERP ในความหมายที่มันควรจะเป็น

คือระบบที่ช่วยบริหารจัดการงานในระดับ process หรือ workflow

ผมแทบไม่ค่อยเห็นสำนักบัญชีใช้กับตัวเองอย่างจริงจัง

ซึ่งมันน่าสนใจตรงนี้แหละ

เพราะถ้ามองตามเนื้องานจริง ๆ

การทำบัญชีเป็นงานที่มีขั้นตอนชัดเจนมาก

รับเอกสาร → บันทึก → ตรวจ → ยื่น → แก้ไข

มีลำดับ มีความรับผิดชอบ และมี deadline ที่เลื่อนไม่ได้

ถ้าเป็นเมื่อก่อน ผมว่าเหตุผลมันพอเข้าใจได้

สำนักบัญชีคือออฟฟิศ ทุกคนทำงานอยู่ที่เดียวกัน

จะถามกันตรงหน้า จะเดินไปดูงานกันเอง

บางทีก็ง่ายกว่าไปลงทุนทำระบบอะไรเพิ่ม

แต่พอสภาพแวดล้อมเริ่มเปลี่ยน

โปรแกรมบัญชีกลายเป็น cloud

การทำงานไม่จำเป็นต้องอยู่ที่เดียวกัน

ลูกค้าก็ไม่ได้เดินเข้ามาที่ออฟฟิศเหมือนเดิม

คำถามง่าย ๆ อย่าง

"งานลูกค้ารายนี้ไปถึงไหนแล้ว"

เริ่มตอบยากขึ้น โดยไม่รู้ตัว

ผมเคยเห็นภาพแบบนี้มาแล้วในหลายองค์กร

ที่เริ่มใช้ ERP ไม่ใช่เพราะอยากได้ระบบใหม่

แต่เพราะเริ่ม มองไม่เห็นงานของตัวเอง

คำถามคือ

ทำไมสำนักบัญชี ซึ่งเป็นธุรกิจที่เข้าใจ process ดีมาก

ถึงยังทำงานด้วยวิธีเดิม ๆ

หรือจริง ๆ แล้ว

สิ่งที่เราเรียกว่า ERP

อาจไม่เคยถูกออกแบบมาเพื่อสำนักบัญชีตั้งแต่ต้น

---

เวลาพูดถึง ERP cloud คำว่า "real-time" มักจะถูกหยิบขึ้นมาเป็นจุดขายหลัก ข้อมูลล่าสุด เชื่อมต่อทันที เห็นตัวเลขตลอดเวลา

สำหรับหลายธุรกิจ สิ่งนี้มีประโยชน์มาก

แต่ถ้ามองจากมุมของสำนักบัญชี

ผมว่าคำถามคือ…มันจำเป็นแค่ไหน

งานของสำนักบัญชีไม่ได้ทำงานกับ "สถานะล่าสุดตลอดเวลา"

แต่ทำงานกับ "งวดบัญชี"

ข้อมูลที่สำคัญ ไม่ใช่ข้อมูลที่เปลี่ยนทุกนาที

แต่เป็นข้อมูลที่

ถูกยืนยันแล้ว

ถูกปิดเป็นช่วงเวลา

และทุกคนอ้างอิงชุดเดียวกัน

สำนักบัญชีต้องรู้ว่า

ข้อมูลชุดนี้คือชุดที่ใช้ทำงบ

ชุดนี้คือชุดที่ใช้ยื่นภาษี

และถ้ามีการเปลี่ยนแปลง ต้องย้อนกลับไปแก้ตรงไหน

ERP จำนวนมากถูกออกแบบมาเพื่อการปฏิบัติการแบบ real-time

มันเก่งเรื่องการเปลี่ยนแปลง

แต่กลับไม่ค่อยสนใจ "ช่วงเวลาที่ข้อมูลควรหยุด"

ในทางปฏิบัติ

การรู้ว่า "ข้อมูลชุดนี้คือเวอร์ชันที่ใช้ตัดสินใจ"

สำคัญกว่าการเห็นตัวเลขล่าสุดเสมอ

---

อีกเรื่องหนึ่งที่ผมรู้สึกว่าผู้พัฒนา ERP มักมองข้าม คือเรื่อง boundary

เรามักคิดว่าสำนักบัญชีก็เป็น user อีกกลุ่มหนึ่ง

ของระบบเดียวกับที่กิจการใช้

เชื่อมข้อมูลร่วมกันได้ น่าจะสะดวก

แต่ในโลกจริง

สำนักบัญชีไม่ได้ต้องการแค่ integration

เขาต้องการ "ขอบเขต"

ขอบเขตว่า

ตรงไหนคือข้อมูลที่ลูกค้าส่งมา

ตรงไหนคือข้อมูลที่ผ่านการตรวจแล้ว

ตรงไหนคือความรับผิดชอบของสำนักบัญชี

และตรงไหนที่ไม่ควรถูกแก้ โดยไม่มีร่องรอย

ถ้าระบบไม่เข้าใจเรื่องนี้

ความเสี่ยงทั้งหมดจะไหลมาที่สำนักบัญชีทันที

ทั้งในแง่ความผิดพลาด และความรับผิดทางวิชาชีพ

ดังนั้นคำถามมันอาจไม่ใช่ว่า

ERP cloud เชื่อมต่อได้ดีแค่ไหน

แต่คือเข้าใจธรรมชาติของงานบัญชีดีพอหรือยัง

---

ผู้พัฒนา ERP จำนวนมาก เข้าใจสำนักบัญชีผ่านสมมติฐานว่า "ก็ใช้ engine ระบบบัญชีเหมือนกิจการทั่วไป"

ซึ่งผมว่าไม่ผิดนะ

แต่ไม่พอ

engine ระบบบัญชี ตอบคำถามได้ดีมากว่า

จะบันทึกอย่างไร

จะคำนวณอย่างไร

จะออกรายงานอย่างไร

แต่สำนักบัญชีต้องตอบคำถามเพิ่มอีกชุดหนึ่ง

งานนี้เสร็จหรือยัง

ค้างเพราะอะไร

ใครต้องทำต่อ

ลูกค้ารายไหนเริ่มเสี่ยง

คำถามพวกนี้

ไม่ได้อยู่ในผังบัญชี

แต่มันอยู่ใน process ของการทำงาน

นี่คือเหตุผลที่

การมีแค่ระบบบัญชี

ยังไม่พอจะเป็น ERP สำหรับสำนักบัญชี

---

ถ้ามองจากมุมของคนทำ ERP

ผมคิดว่าคำถามสำคัญอาจไม่ใช่

"จะเพิ่มฟีเจอร์อะไรดี"

แต่ควรเริ่มจากคำถามง่ายกว่านั้นว่า สำนักบัญชีบริหารอะไรอยู่ทุกวัน

คำตอบมันไม่ซับซ้อนเลย

ลูกค้าหลายราย

งานหลายงวด

คนหลายบทบาท

และความเสี่ยงที่สูงมาก

ระบบที่สำนักบัญชีต้องการ

อาจไม่ต้องซับซ้อน

แต่ต้องช่วยให้เขา "เห็นงาน" ของตัวเองได้จริง

---

ในมุมของเจ้าของสำนักบัญชีเอง

จุดเปลี่ยนก็มักไม่ได้มาในวันที่คิดว่า

"อยากได้ ERP"

แต่มาในวันที่

งานเริ่มเยอะขึ้น แต่ภาพรวมเริ่มหาย

ต้องถามคน ถึงจะรู้ว่างานไปถึงไหน

ความรู้เริ่มกระจุกอยู่ที่คนบางคน

ERP ในบริบทนี้

ไม่ได้เข้ามาแทนคน

แต่มาเพื่อลดความเสี่ยง

และทำให้สำนักเดินต่อได้ โดยไม่ต้องพึ่งความจำของใครคนหนึ่ง

มันอาจไม่ใช่เรื่องความทันสมัย

แต่เป็นเรื่องของการบริหารธุรกิจในวันที่มันเริ่มซับซ้อนขึ้น

---

สุดท้ายแล้ว

คำถามอาจไม่ใช่ว่า

สำนักบัญชีควรใช้ ERP หรือไม่

แต่คือ

ทั้งเจ้าของสำนักบัญชี

และผู้พัฒนา ERP cloud

เข้าใจงานของสำนักบัญชีดีพอหรือยัง

ที่จะออกแบบระบบให้มันถูกใช้จริง